Pratique Karatê para ser Feliz!: Especial - Organização de Eventos e as Redes Sociais

Realizamos neste final de semana (16/06) nosso Torneio Interno Bushidô edição 2012. Para este ano os desafios foram maiores pois o crescimento do número de alunos, de um ano para o outro, ultrapassou os 80%.
As necessidades organizacionais exigem que a comunicação atinja à todos os inscritos e, principalmente, o pessoal da organização que no nosso caso chegou à 60 pessoas entre chefes de quadra, árbitros e mesários.
A solução veio em aliar o planejamento ao uso estruturado da rede social, no nosso caso o Facebook. Todo nosso planejamento foi sendo reportado à todos os colaboradores e atletas e, gradativamente, todos foram tomando conhecimento do que acontecia.
Resultados? Não poderiam ter sido melhores, no dia do evento as equipes de coordenação/arbitragem, devidamente escaladas, já conheciam o croqui de distribuição das quadras e os correspondentes auxiliares, mesários, cronometristas e anunciadores. Todos já haviam sido devidamente treinados há um mês atrás e assim seu desempenho inclusive superou nossas expectativas.
Fotos dizem mais que palavras, conheça abaixo nossa estruturação do evento com algumas imagens do que foi acontecendo.

Curso de Arbitragem Interno um mês antes do evento

Lista de Colaboradores e Croqui das Quadras

Modelo de distribuição de Categoria Aldo's Kids

Dimensionamento de Tempo

Neste contexto a montagem das quadras um dia antes ficou fácil pois temos uma equipe muito participativa e disponível. Confira abaixo flagrantes da preparação do espaço, montagem de quadras e lanche da equipe, tudo na sexta-feira (15/06)

Pudemos marcar com todos para estarem no Ginásio apenas 30 minutos antes, somente para que ultimássemos os preparativos. O evento iniciou pontualmente às 09:00hs e procuramos facilitar durante a manhã a apresentação das crianças menores diminuindo seu desgaste pois, após a participação, puderam ir embora desonerando inclusive seus pais e familiares. Assim pudemos também cumprir nosso cronograma de apresentações e principalmente do tempo, encerrando as atividades às 18:20hs contando com a participação de um número excelente de alunos e, principalmente, de crianças que só numa das categorias de Aldo's Kids totalizaram mais de 40 inscritos.